Wyb&oacute;r odpowiedniej drukarki do firmy
Wybierając <a href="https://www.dks.pl/oferta/rozwiazania-dla-biura">drukarki do firmy</a>, warto zwr&oacute;cić uwagę na funkcje związane z bezpieczeństwem. Niekt&oacute;re urządzenia oferują wbudowane mechanizmy szyfrowania danych oraz możliwość nadawania uprawnień dostępu do druku. Dzięki temu tylko osoby upoważnione będą mogły korzystać z drukarki, co znacząco ogranicza ryzyko wycieku informacji. Warto r&oacute;wnież sprawdzić, czy dany model posiada certyfikaty bezpieczeństwa oraz czy jest zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.
Zastosowanie polityki druku
Wprowadzenie polityki druku to kolejny krok w kierunku zabezpieczenia drukowanych dokument&oacute;w. Polityka ta powinna obejmować wytyczne dotyczące tego, kto może drukować, jakie materiały oraz w jakich sytuacjach. Warto r&oacute;wnież zdefiniować, jakie informacje są uznawane za poufne i wymagają specjalnego traktowania. Wdrożenie takiej polityki pozwoli na kontrolowanie procesu druku oraz uniknięcie przypadkowego udostępnienia wrażliwych danych.
Kontrola dostępu do drukarki
Kontrolowanie dostępu do drukarki jest niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo drukowanym dokumentom. Można to osiągnąć poprzez wprowadzenie systemu autoryzacji opartego na kartach dostępu lub identyfikatorach pracownik&oacute;w. Dzięki temu tylko osoby posiadające odpowiednie uprawnienia będą mogły korzystać z drukarki. Dodatkowo warto rozważyć użycie funkcji "secure print" (druk bezpieczny), kt&oacute;ra pozwala na wydrukowanie dokumentu tylko po wprowadzeniu unikalnego kodu PIN.
Szkolenia dla pracownik&oacute;w
Samo wprowadzenie odpowiednich technologii i procedur nie wystarczy, aby zapewnić ochronę drukowanym dokumentom. R&oacute;wnie ważne jest przekazanie wiedzy na temat bezpieczeństwa danych pracownikom oraz uświadomienie im konsekwencji wynikających z nieodpowiedniego postępowania z poufnymi informacjami. Regularne szkolenia z zakresu ochrony danych oraz zasad korzystania z drukarki pomogą utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa w firmie.
Niszczenie dokument&oacute;w
Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem zapewnienia bezpieczeństwa drukowanym dokumentom jest odpowiednie postępowanie z nimi po zakończeniu ich użytkowania. W przypadku materiał&oacute;w zawierających poufne informacje należy je bezwzględnie zniszczyć, np. za pomocą niszczarki do papieru. Warto r&oacute;wnież wprowadzić procedury dotyczące przechowywania i archiwizacji dokument&oacute;w, aby uniknąć przypadkowego wycieku danych.

Jak zapewnić bezpieczeństwo drukowanym dokumentom? 

Czym jest i jak działa OCR?
OCR to technologia, kt&oacute;ra pozwala odnaleźć na skanie dokumentu i poprawnie zinterpretować litery, znaki specjalne oraz inne elementy graficzne. Wsp&oacute;łczesne <a href="https://www.dks.pl/oferta/oprogramowanie-dla-poligrafii-i-cad-gis">oprogramowanie OCR</a> jest w stanie rozpoznać nie tylko jednolity tekst, lecz także zapisy w tabelach i ramkach oraz pismo ręczne.&nbsp;
Finałem opisanych wyżej proces&oacute;w jest odtworzenie papierowego wydruku w postaci elektronicznej. W dokumentach wytworzonych przez OCR wszystkie pola tekstowe są edytowalne. Oznacza to, że można w nich dokonywać zmian i błyskawicznie wyszukiwać potrzebne dane.
Do jakich zadań potrzebne są programy optical character recognition?
Program&oacute;w do optycznego rozpoznawania znak&oacute;w potrzebują do codziennej pracy biura, sektor bankowy i ubezpieczeniowy, media, firmy energetyczne i wiele innych. Oprogramowanie OCR jest niezbędne w dw&oacute;ch najważniejszych procesach:
<ul>
<li aria-level="1">digitalizacja dokument&oacute;w &ndash; to warunek konieczny wdrożenia w firmie elektronicznego obiegu dokument&oacute;w, a w efekcie skr&oacute;cenia czasu załatwiania spraw, redukcji liczby błęd&oacute;w i poprawy bezpieczeństwa danych;</li>
<li aria-level="1">archiwizacja &ndash; zastosowanie skaner&oacute;w i oprogramowania OCR to komfortowa forma archiwizacji: cyfrowe dokumenty są praktycznie niezniszczalne, łatwe w wyszukiwaniu, dostępne non stop dla uprawnionych użytkownik&oacute;w.</li>
</ul>
Jeżeli potrzebujesz oprogramowania OCR i maszyn, na kt&oacute;rych działa, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Otrzymasz merytoryczne wsparcie przy wyborze narzędzi do cyfryzacji dokument&oacute;w.

Zaawansowane oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (ang. Optical Character Recognition – OCR) pozwala na konwersję dokumentów papierowych do postaci elektronicznej. Dowiedz się, kto i do jakich działań potrzebuje programów do automatycznego odczytywania zeskanowanych tekstów. 

Kto potrzebuje programów do optycznego rozpoznawania znaków?

Czym jest elektroniczny obieg dokument&oacute;w?
Elektroniczny obieg dokument&oacute;w wymaga wykonania dw&oacute;ch działań. Pierwszym jest zamiana materiał&oacute;w drukowanych na pliki cyfrowe, a drugim wdrożenie systemu do ich planowej dystrybucji. Umowy, faktury, dokumentacja pracownicza, korespondencja z urzędami są obsługiwane bez konieczności zapisu na papierze. Do digitalizacji już istniejących dokument&oacute;w papierowych doskonale nadają się np. oferowane przez nas <a href="https://www.dks.pl/oferta/rozwiazania-dla-biura/lexmark">drukarki Lexmark</a>, a także urządzenia wielofunkcyjne (ang. multi-function printer &ndash; MFP) wielu innych uznanych producent&oacute;w.
Jakie korzyści daje posługiwanie się elektroniczną dokumentacją?
Oto 5 najważniejszych korzyści biznesowych, kt&oacute;re wynikają z zamiany dokument&oacute;w papierowych na cyfrowe:
<ul>
<li aria-level="1">optymalizacja koszt&oacute;w obsługi dokumentacji firmowej &ndash; oszczędzasz na zakupie urządzeń drukujących i materiał&oacute;w eksploatacyjnych;</li>
<li aria-level="1">przyspieszenie załatwiania spraw &ndash; dystrybucja elektronicznych dokument&oacute;w jest tania i szybka;</li>
<li aria-level="1">większe bezpieczeństwo danych &ndash; dokumenty elektroniczne nie gubią się, nie ulegają zniszczeniu i są znacznie trudniej dostępne dla nieuprawnionych os&oacute;b;</li>
<li aria-level="1">minimalizacja ryzyka błęd&oacute;w &ndash; automatyczne procedury chronią przed pomyłkami przy wprowadzaniu danych;&nbsp;</li>
<li aria-level="1">tania i łatwa archiwizacja &ndash; firmowe archiwum nie wymaga osobnego pomieszczenia, mieści się na dysku serwera.</li>
</ul>
Przedstawiliśmy najważniejsze korzyści, kt&oacute;re wiążą się z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokument&oacute;w. Jeżeli masz więcej pytań, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu. Doradzimy wyb&oacute;r optymalnych urządzeń do digitalizacji dokument&oacute;w w Twojej firmie.

Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Prezentujemy najważniejsze korzyści z cyfryzacji dokumentów firmowych. Podpowiadamy, jakie urządzenia są potrzebne do sprawnego przeprowadzenia cyfryzacji. 

5 korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Jakie możliwości daje zdalne zarządzanie drukarkami?
Liczba i rodzaj powiadomień zależy od konkretnego modelu i marki urządzenia drukującego. Odpowiednie oprogramowanie i połączenie z internetem sprawia, że wsp&oacute;łczesne <a href="https://www.dks.pl/oferta/rozwiazania-dla-biura">drukarki do firmy</a> umożliwiają zdalne wykonanie wielu czynności:
<ul>
<li aria-level="1">przypomnienia o konserwacji &ndash; alerty mogą być ustawione w odniesieniu do czasu pracy lub stanu licznika drukarki;</li>
<li aria-level="1">informacja o wyczerpywaniu się tonera lub wymianie bębna &ndash; serwis otrzyma z wyprzedzeniem powiadomienie o koniecznej wymianie toner&oacute;w lub zużyciu wałka światłoczułego w bębnie drukarki;</li>
<li aria-level="1">zdalna konfiguracja oprogramowania &ndash; serwisant nie musi fizycznie zbliżać się do drukarki, aby np. przeprowadzić aktualizację sterownik&oacute;w;&nbsp;</li>
<li aria-level="1">odczyt licznik&oacute;w &ndash; jest niezbędny w przypadku <a href="https://www.dks.pl/oddzialy/warszawa">dzierżawy kserokopiarek</a> i innego sprzętu drukującego, bo na jego podstawie wynajmujący oblicza wysokość miesięcznych opłat;</li>
<li aria-level="1">statystyki i raporty &ndash; możesz na bieżąco monitorować pracę drukarki, skanera czy urządzenia wielofunkcyjnego: uzyskasz informacje o rodzaju wykonywanych zadań (kopiowanie, drukowanie, skanowanie), stosowanych formatach, użyciu kolor&oacute;w i wielu innych parametr&oacute;w pracy maszyny.</li>
</ul>
Opisane funkcje podnoszą komfort pracy, przedłużają żywotność urządzeń i ułatwiają pracę serwisu. Jeżeli masz pytania związane z funkcjami urządzeń drukujących, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z ekspertami DKS.

Czy drukarka monitoruje zużycie materiałów eksploatacyjnych?

<h2 style="font-size: 16px;">Systemy druku - ograniczenie koszt&oacute;w związanych z wydrukiem w firmie</h2>
Wymiana infrastruktury na bardziej wydajną to tylko jeden z potencjalnych obszar&oacute;w, w kt&oacute;rych możemy szukać oszczędności. R&oacute;wnie ważna okazuje się optymalizacja jej działania, kt&oacute;rą gdy m&oacute;wimy o zarządzaniu zużyciem papieru w firmie uzyskać możemy poprzez implementacją kompleksowych system&oacute;w druku. Rozwiązania oparte na nowoczesnym oprogramowaniu zarządzającym, w połączeniu ze sp&oacute;jną polityką firmy, wypracowanymi procedurami oraz zapleczem technicznym pozwalającym na ich implementację to najprostsza droga do cięcia koszt&oacute;w.&nbsp; 
<h2 style="font-size: 16px;">Systemy druku - skuteczny spos&oacute;b oszczędzania</h2>
Og&oacute;lnie rzecz ujmując, system druku to kompleksowe środowisko pozwalające na optymalne zarządzanie produkcją i obiegiem dokument&oacute;w w firmie. W środowisku tym precyzyjnej kontroli podlega każdy aspekt wydruku. Nowoczesne urządzenia połączone wsp&oacute;lną siecią oraz interfejsem użytkownika pozwalają na monitorowanie drogi dokumentu już na poziomie zlecenia zadania, poprzez faktyczną produkcję, a na archiwizacji kończąc. Implementacja inteligentnych system&oacute;w druku pozwala zaoszczędzić nawet 30 % środk&oacute;w wydawanych na produkcję dokument&oacute;w. Optymalizacja procedur prowadzi do minimalizacji zbędnego kopiowania, co jest r&oacute;wnoznaczne ze zmniejszeniem ponoszonych koszt&oacute;w. Monitorując bieżące zużycie zasob&oacute;w możemy natomiast lepiej rozplanować uzupełnianie zapas&oacute;w papieru oraz tonera, r&oacute;żnicując je według zapotrzebowania, co także niweluje niepotrzebne wydatki. 
<h2 style="font-size: 16px;">Realny koszt wydruku</h2>
Ważnym elementem redukcji wydatk&oacute;w jest świadomość realnego wydatku, jaki przedsiębiorstwo ponosi w związku z produkcją dokument&oacute;w. Koszt wydruku jednej strony, wynikający z zużycia papieru oraz tuszu lub tonera średnio kilka groszy za dokument czarno-biały, ponad 20 za kolorowy to tylko jedna z wielu części układanki. Nie należy zapominać o wydatkach natury serwisowej koszt naprawy, konfiguracji oraz wymiany części jest tym większy, im gorszej jakości urządzenia mamy do dyspozycji. Innymi słowy, mniejsza inwestycja w zaplecze sprzętowe to większe wydatki eksploatacyjne. Być może najmniej oczywistym rodzajem koszt&oacute;w wynikających z przestarzałej bądź źle zoptymalizowanej infrastruktury jest czas, a konkretnie czas naszych pracownik&oacute;w. Każda chwila poświęcona na walkę ze szwankującym urządzeniem lub oczekiwanie w długiej kolejce po upragnione dokumenty generuje realną stratę dla przedsiębiorstwa. 
<h2 style="font-size: 16px;">Systemy druku - monitoring koszt&oacute;w oraz inne działania optymalizacyjne</h2>
Optymalizacja infrastruktury firmowej przy użycie system&oacute;w druku to wielowarstwowy proces, a każdy etap poza tym, że stanowi nieodzowny element większego przedsięwzięcia niesie ze sobą wymierne korzyści. Już sam monitoring zużycia papieru (najczęściej przy zachowaniu podziału na poszczeg&oacute;lne działy) prowadzi do ograniczenia produkcji zbędnych kopii. Jednym z rozwiązań mających wymierny wpływ nie tylko na zużycie zasob&oacute;w, ale także na bezpieczeństwo obiegu dokument&oacute;w jest tzw. druk poufny (r&oacute;wnież zwany podążającym). W tym przypadku fizyczna produkcja dokumentu rozpoczyna się dopiero w momencie autoryzacji przez pracownika przy konkretnym urządzeniu, a nie w momencie zlecania z poziomu komputera. Dzięki temu pracownik ma możliwość skorzystania z dowolnego sprzętu na terenie firmy, co do pewnego stopnia niweluje powstawanie kolejek. Kolejnym atutem tego systemu jest r&oacute;wnież ograniczenie produkcji dokument&oacute;w &ldquo;bezpańskich&rdquo; oraz ograniczenie ryzyka wycieku informacji. 
<h2 style="font-size: 16px;">Inteligentne systemy - przyszłość biznesu</h2>
Systemy centralnego zarządzania produkcją dokument&oacute;w w przedsiębiorstwie to inwestycja w przyszłość. Zwiększenie wydajności pojedynczego urządzenia, poprzez modernizację techniczną czy też optymalizację infrastruktury, pozwala także zredukować liczbę maszyn, a w związku z tym i wydatki, przy jednoczesnym utrzymaniu lub zwiększeniu wydajności. Nowoczesne systemy druku to skuteczny spos&oacute;b oszczędzania, kt&oacute;ry warto wziąć pod uwagę.

Obniż koszty wydruków, poznaj realne koszty wydruku, monitoruj wydruki, dzięki systemom druku.

Blog - kategoria oprogramowanie

Jak zapewnić bezpieczeństwo drukowanym dokumentom?

Kto potrzebuje programów do optycznego rozpoznawania znaków?

5 korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Czy drukarka monitoruje zużycie materiałów eksploatacyjnych?

Systemy druku – ograniczenie kosztów związanych z wydrukiem w firmie

KATEGORIE